La necesidad de los sistemas de control

Vendían más y ganaban menos. Unos años atrás, Marcos era feliz; ahora, era un mar de preocupaciones. Llevaba cerca de tres horas de reunión con el jefe de logística, el comercial y el contador, y no lograba sacar nada en claro. ¿Qué estaba pasando con el negocio? Los tres manejaban información similar y, sin embargo, ninguno de los reportes parecía coincidir con el del otro: ¿estaban fallando en fijar los precios y los descuentos?, ¿era que los repartos no se hacían bien o que los costos logísticos estaban inflados?, ¿cuál era el lote mínimo para que fuera rentable atender a un cliente?, ¿y si Contabilidad se equivocaba con sus números? ¿Quién tenía la razón?

El negocio se me va de las manos

La empresa de Marcos era una distribuidora que había crecido mucho en los últimos años. Al comienzo, cuando eran pequeños, no había problemas de control y, con un vistazo al almacén y a su tienda, Marcos sabía cómo estaban: si la mercadería estaba rotando o no, si había mermas, si requerían un pedido urgente de tal o cual producto, etc. Pero el panorama había cambiado y, de ser cuatro personas, hoy pasaban de veinte. Marcos sentía que la operación se le estaba yendo de las manos.

Antes, la información estaba a simple vista y a la mano, porque él era vendedor, almacenero y repartidor, todo al mismo tiempo. Ahora, en cambio, el volumen de transacciones había superado largamente su “buen ojo”. Con el crecimiento, vino la complejidad de manejar un almacén con muchos SKU, una cartera mucho mayor de clientes, la necesidad de dar crédito y de fijar precios diferenciados según el plazo solicitado por el cliente, y una contabilidad más compleja.

La solución a todos tus males

Unos años atrás le aconsejaron conseguir un sistema informático para ayudarlo a controlar las diversas áreas de la empresa. Esa era “la solución a todos tus males”, según le dijo un conocido. Como los ERP que encontró en el mercado le parecieron muy caros, encargó a un programador que le hiciera un software a medida. Si bien este sistema le había ayudado en algo, carecía del suficiente soporte y de una estructura de procesos sólida. Tenía muchos reportes que ordenaban la información de muy distintas maneras, pero ninguno parecía dar en el clavo con lo que necesitaba.

Los sistemas de control

En ocasiones, tiende a confundirse un sistema informático –como el caso de un ERP– con los sistemas de control de una empresa, pero el primero no es más que el vehículo para la obtención de los segundos. El primero recoge la información generada en la organización que nosotros hayamos decidido introducir al sistema y la ordena según las reglas que establezcamos. Los segundos solicitan esa información de acuerdo con unos reportes, que deben reflejar con suficiente claridad el desempeño de las diversas áreas de la empresa, para controlar su buena marcha, corregir las desviaciones, tomar acciones futuras para el negocio y premiar o castigar el buen o mal desempeño de los colaboradores.

Para la toma de decisiones, la información debe cumplir tres condiciones: ser confiable, oportuna y relevante. Lo que probablemente necesita Marcos es empezar preguntándose qué información realmente le hace falta para controlar cada área (qué indicadores de gestión son relevantes), quién la debe generar (quién será el responsable de velar por esos indicadores), con qué periodicidad debe entregarla y cómo recogerla de manera que sea consistente entre las diversas áreas de la empresa (el sistema de reportes).

Sin un adecuado sistema de reportes, no se puede recoger la información relevante para la organización y menos aún se obtendrán los indicadores de gestión, que deben ser la síntesis de esos reportes. Ni qué decir que un gerente con información confiable, oportuna y relevante es alguien que al menos duerme tranquilo, porque sabe a qué atenerse.

Publicado en Mercados & Regiones número 7, abril de 2015

About the Author

Guillermo Caceres
Máster en Dirección de Empresas e Ingeniero Industrial. Con experiencia en consultoría estratégica para empresas en crecimiento de diversos sectores. Participó activamente en la incubación, puesta en marcha y gestión de emprendimientos empresariales. Ha dirigido organizaciones del Tercer Sector, en la formulación y ejecución de proyectos de cooperación al desarrollo, enfocados en áreas productivas y financiados por entidades internacionales. Director en diversas empresas y organizaciones. Consultor Senior en Aurum Consultoría y Mercado. Ha sido profesor del Área de Política de Empresa de la Universidad de Piura, y profesor del Área de Gobierno de Personas del CAME-Escuela de Negocios.

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