Las listas de tareas pueden arruinar la productividad

Muchas personas cometen el mismo error al hacer su lista de tareas: ponen las tareas más fáciles de alcanzar en la parte superior de la lista, lo que se convierte solo en un modo de levantar el ánimo, más no ayuda a mejorar la productividad.

El periodista del New York Times, Charles Duhigg, ganador del premio Pulitzer en el año 2013 y autor del libro Smarter Faster Better, nos describe cómo hacer de nuestra lista de tareas una herramienta productiva.

Según recoge la revista Business Insider, para Duhigg, la persona siempre encuentra algo estimulante luego de cumplir alguna tarea de su lista. No importa si tiene 27 años y lo que tenía por hacer era “tomar una ducha”: el saber que ha cumplido con su primera tarea luego de despertar la hace sentir estupenda.

Desafortunadamente, usar la lista de tareas de esta manera hace difícil el camino hacia la productividad.

En su libro, Duhigg cita al psicólogo Timothy Pychyl, quien explica que el poner las tareas más sencillas en la parte superior de la lista es un modo de levantar el estado de ánimo y no de ser más productivo. En otras palabras, la persona está usando la lista solo por la emoción de la tarea completada, incluso si la actividad es ridículamente simple.

¿Cuál sería una alternativa? ¿Completar la lista de tareas, en primer lugar, con las metas más grandes, casi imposibles de alcanzar?

No exactamente. Duhigg sugiere que la mejor estrategia para hacer una lista de tareas es por medio del emparejamiento de stretch goals, objetivos ambiciosos que podrían parecer a primera vista inalcanzables, y SMART goals, objetivos explicados a partir de sus iniciales en inglés specific, measurable, achievable, realistic, timeline.

Durante la entrevista para Business Insider, Duhigg explicó cómo aplicar esta metodología cuando se tiene por delante un stretch goal.

El ejemplo propuesto para el caso era publicar una serie de artículos sobre un tema específico la próxima semana. Para empezar a trabajar, Duhigg indicó que es preciso descomponer el objetivo en algo más tangible, conocido como smart goal. El resultado fue el siguiente:

Specific (específico): ¿Qué sería necesario para empezar a escribir el primer artículo? Encontrar al menos un estudio respecto al tema.

Measurable (medible): Revisar como mínimo diez estudios con el fin de encontrar alguno del que se pueda escribir.

Achievable (alcanzable): Confirmar el acceso a todas las bases de datos donde se almacenan estos artículos. De lo contrario, no sería posible empezar la investigación.

Realistic (realista): Configurar una alarma para la tarea y anotar la actividad como “ocupado” en el calendario, para poder trabajar sin temor a ser interrumpido.

Timeline (cronograma): Trabajar en un horario determinado, entre las 9:00 am y 11:00 am del día siguiente.

El proceso no habrá tomado más de un minuto, y la persona ya tendrá un plan a seguir. Probablemente no sea lo suficientemente firme, debido a que pueden presentarse algunas variaciones, pero por lo menos tendrá un esquema por dónde empezar.

Duhigg enfatiza que el emparejamiento de stretch y smart goals conduce hacia la productividad. En efecto, Pychyl menciona que un stretch goal ayuda a recordar las mayores ambiciones y no sólo busca el cumplimiento de tareas que ayuden a sentirse bien, mientras que los smart goals ayudan a no sentirse perdido y siempre saber qué es lo siguiente que se debe hacer.

Finalmente, Duhigg afirma que no es necesario adherirse exactamente a las siglas SMART. Lo importante es tener una gran ambición para alcanzar los objetivos y encontrar el sistema adecuado para convertirla en un plan concreto y realista.

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