Cuándo y cuándo no aplicar una solución tecnológica

Saber escoger la herramienta adecuada para cada situación tiene fuerte impacto en cómo se soluciona un problema. La existencia de herramientas tecnológicas se da por descontado. La clave está en aprender a descubrir cuándo y en qué aplicar la tecnología.

Un modo de hacerlo es identificar cuáles son las restricciones (o constraints) de una determinada situación, y ver cómo podrían levantarse usando tecnología. Con restricciones me refiero a los límites que no ponemos nosotros mismos, sino que derivan de la naturaleza misma del problema o del entorno externo.

El fin del trabajo como lo conocemos

El 2015, Taylor Pearson publicó su primer libro, titulado The End of Jobs. Como autor independiente, sin casa editorial que lo respalde, Pearson no tenía acceso a un equipo de editores o revisores. Acudió a un círculo cercano de amigos para una primera revisión. Pero antes de publicarlo, Pearson quería recibir feedback de un grupo más amplio.

Desde el punto de vista de las restricciones, un limitante en este caso es el número máximo de colaboradores al que le podemos pedir feedback. Mientras más personas nos den su feedback, más compleja resulta la tarea de integrar comentarios y sugerencias, y distribuir los cambios a todos los que participan del proceso.

Para levantar este constraint, Pearson usó una herramienta sencilla como Google Docs. En su blog, lanzó una invitación abierta a todos los lectores que quisieran ayudar con la revisión. Más de cien personas de distintas partes del mundo se ofrecieron a ayudarlo. Pearson el libro entero en un Google Doc, y a cada interesado le envió un link al documento con permisos para añadir comentarios y sugerencias.

The End of Jobs

Pantalla del documento compartido de The End of Jobs.

Durante algo más de un mes, usando esta herramienta gratuita, esas cien personas trabajaron en simultáneo sobre un único documento, haciendo sugerencias sobre el fondo, sobre el estilo, proponiendo redacciones alternativas a partes que no se entendían bien. Pearson interactuaba con los revisores en el mismo documento, ya fuera aprobando los cambios propuestos, opinando, re-redactando u ordenando secciones del libro.

The End of Jobs llegó al #1 en ventas de la categoría “Business and Money” de Amazon, y ha sido considerado por la revista Inc como uno de los tres mejores libros sobre emprendimiento del 2015, y entre los 25 mejores libros de negocio de ese mismo año.

La dosis adecuada

Tan importante como descubrir oportunidades para aplicar la tecnología, es saber usarla en la medida correcta. Por ejemplo, no todas las empresa necesitan un ERP que cubra el 100% de sus procesos. Nos sorprenderíamos si supiéramos que no todas las multinacionales usan un software CRM para el seguimiento de clientes, o en cuántas los vendedores llevan control de sus ventas usando Excel.

Un caso interesante es el de los Cursos Masivos Abiertos Online (MOOC, del inglés Massive Open Online Course). Udemy, Coursera, EdX, y Udacity, entre otros, ofrecen cursos de instituciones de nivel como MIT, Harvard, Stanford, etc. a un precio relativamente bajo. La mayoría de estas propuestas usan plataformas tecnológicas desarrolladas específicamente para ellos, pues además del contenido de los cursos la plataforma en sí es parte de la propuesta de valor del curso.

Gracias al uso de la tecnología, los MOOC han levantado la restricción del salón físico. Un profesor de prestigio puede ser ahora escuchado por miles de personas en cualquier parte del mundo. Según un estudio del 2014, el promedio de asistentes a uno de estos cursos es de 43,000 alumnos, que es más que los alumnos que pasan por las aulas de muchas universidades en un año.

Pero hay un detalle. Según ese mismo estudio, solo un promedio de 6.5% de los alumnos matriculados terminan los cursos. ¿Qué es lo que está sucediendo?

Seth Godin, en su artículo Will this be on the test? (¿Entrará esto en el examen?), explica que los MOOC tienen una barrera de entrada baja: todos los matriculados son aceptados, y el costo es muy asequible, o son gratis. Por otro lado, han desaparecido los incentivos tradicionales para tener un buen desempeño: la certificación (la “zanahoria”) y los exámenes (el “palo”), que en los MOOC suelen tener un costo adicional. No hay un incentivo fuerte para terminar el curso, ni la presión social de estar con otras personas en un salón. Muchas personas se matriculan para “probar”, y no pasan de unas pocas lecciones.

Es decir, la tecnología hace posible que la enseñanza llegue a miles de personas, pero también diluye otros aspectos de la enseñanza, no dando necesariamente el mejor resultado. Por supuesto, 6.5% son unas 3,000 personas en promedio que terminan cada curso: igual es un número significativo. Pero la alta tasa de deserción nos indica que no todo está funcionando bien.

altmba

En julio 2015, Seth Godin lanzó una iniciativa llamada altMBA. AltMBA es un workshop intensivo de un mes, altamente retador, enfocado en personas de alto rendimiento que quieren cambiar su organización, cambiar a otra gente, y cambiar ellos mismos en el proceso.

En las cuatro promociones que ha tenido este programa, la deserción es de menos del 2%.

La clave no está en la tecnología que usa el programa, pero vale la pena notar que se usó lo mínimo necesario para lograr los objetivos que se buscaban:

  • Los alumnos usan Slack para comunicarse entre sí y con sus coaches.

  • Los proyectos terminados se publican en un portal que corre sobre WordPress. Los alumnos dan y reciben feedback sobre los proyectos en el mismo WordPress.

  • Equipos de trabajo que se reúnen via videoconferencia usando Zoom.

Lo diferencial de este curso no es la tecnología, pues esas herramientas están al alcance de cualquiera. Desde el punto de vista del costo, está claro que la tecnología no es un costo operativo importante.

Pero entonces, ¿qué hizo Seth Godin distinto? ¿Cómo logra que el 98% de los alumnos terminen el curso? Godin trazó límites:

  • En vez de ser un curso masivamente abierto, altMBA es selectivo: hay que pasar un proceso de admisión. Solo aceptan 100 personas por promoción. Además no es barato. (Y por supuesto, es un workshop diseñado por nada menos que Seth Godin.

  • No hay lecciones ni clases. El aprendizaje está en el proceso de trabajar y terminar los 14 proyectos que forman el curso, y de dar y recibir *feedback* sobre esos proyectos.

  • La presión de grupo es alta. Los participantes son personas altamente motivadas y apasionadas por lo que hacen. Los alumnos publican sus proyectos online, en público, a la vista de los demás participantes.

  • En vez del calendario de clases flexible de muchos MOOC, las fechas de entrega de los proyectos son rígidas y, por diseño, el tiempo para desarrollar cada proyecto es bien corto.

  • No hay libros de texto ni lecturas obligatorias. Hay abundante material de referencia, pero es solo sugerido. Los alumnos deben usar su criterio para decidir en qué deben profundizar, y de hecho es poco probable que alguien pueda leer todo el material sugerido.

En conclusión, la tecnología se usa en la justa medida, y tiene el efecto de potenciar enormemente el curso.

Aprender a descubrir las oportunidades

Como cualquier herramienta, usar óptimamente la tecnología para resolver problemas no se logra de la noche a la mañana. Necesitamos aprender a levantar las restricciones aplicando herramientas tecnológicas, y a dar con la solución más sencilla y directa para resolver los problemas en nuestro trabajo. Podemos dejar la implementación a nuestro equipo técnico, pero saber descubrir la oportunidad es una habilidad imprescindible. ¿Qué tan buenos somos usando la tecnología en nuestro trabajo y en nuestra vida personal?

About the Author

Roberto Zoia
Soy Ingeniero Mecánico-Eléctrico de formación y Master en Dirección de Empresas (MBA). Trabajo en 8Consultores, empresa que co-fundé en el 2010. Tengo gran apetito por lo tecnológico desde que tengo uso de razón. También me apasionan las humanidades… leo mucho y disfruto escribiendo. (También tengo afición por la fotografía). Me pueden encontrar en roberto@zoia.org, y en @rzoian en Twitter.

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