15 reglas de etiqueta sobre el correo electrónico que todo profesional debe saber

Business Insider indica que los empleados estadounidenses pasan, en promedio, un cuarto de una semana de trabajo rastreando cientos de correos electrónicos.

A pesar del hecho de que pasamos pegados a nuestros botones de respuesta, la entrenadora de carrera, Barbara Pachter, señala que muchos profesionales todavía no sabemos cómo utilizar el correo electrónico de manera apropiada.

Debido a la gran cantidad de mensajes que leemos y escribimos, podemos ser más propensos a cometer errores embarazosos y esos errores pueden traer serias consecuencias.

Pachter describe los fundamentos de etiqueta del correo electrónico moderno en su libro The essentials of business etiquette. Las reglas más esenciales, recogidas en Business Insider, son las siguientes:

1. Incluya una línea de asunto clara y directa
Ejemplos de una buena línea de asunto pueden ser “Cambio de la fecha de junta”, “Una pregunta rápida acerca de su presentación” o “Sugerencias para la propuesta”.

“Las personas, frecuentemente, deciden abrir un correo por el asunto”, señala Pachter. “Escoja uno que permita a los lectores saber que usted está dirigiéndose a sus preocupaciones o cuestiones de negocios”.

2. Use una dirección de correo electrónico profesional
Si usted trabaja para una compañía, debe usar su correo electrónico corporativo. Pero, si usted usa una cuenta de correo electrónico personal —por ejemplo, si usted trabaja por cuenta propia o igual usa de forma ocasional esa cuenta para ver las correspondencias relacionadas con el trabajo— debe tener cuidado cuando elige esa dirección.

Debe tener siempre una dirección de correo que contenga su nombre para el que el destinatario sepa exactamente quién está enviando el correo. Nunca utilice direcciones de correo que no sean apropiadas para su uso en el lugar de trabajo.

3. Piense dos veces antes de dar en “responder a todos”
Nadie quiere leer correos de 20 personas que no tienen nada que ver con ellos. Ignorar los correos puede ser difícil, cuando se reciben, de muchas personas, notificaciones de nuevos mensajes en los smartphones o mensajes pop-up distractores en las pantallas de las computadoras. Absténgase de dar en “responder a todos”, a menos que usted realmente piense que todos en la lista necesitan recibir el correo.

4. Incluya una firma
Proporcione a su lector algo de información acerca de usted, sugiere Pachter. “Generalmente, la firma debe consignar su nombre completo, el nombre de la compañía e información de contacto, incluyendo un número telefónico. También, puede añadir un poco de publicidad sobre usted, pero no se vaya por las ramas con algún refrán u obra”. Use la misma fuente, tamaño de letra y color que el resto del correo electrónico.

5. Utilice saludos profesionales
No utilice expresiones relajadas o coloquiales como “Hola, chicos” u “Hola, gente”.

“La naturaleza relajada de nuestros escritos no debe afectar el saludo en un correo electrónico”, dice ella. “Oye es un saludo muy informal y por lo general no se debe utilizar en el lugar de trabajo”.

También recomienda no acortar el nombre de nadie. Diga, por ejemplo, “Hola, Michael”, a menos que esté seguro de que prefiere ser llamado “Mike”.

6. Use los signos de exclamación con moderación
Si usted elige utilizar un signo de exclamación, úselo solo para transmitir emoción. “La gente, a veces, se deja llevar y pone una serie de signos de exclamación al final de sus oraciones. El resultado puede parecer demasiado emocional o inmaduro”, escribe ella. “Los signos de exclamación deben utilizarse con moderación por escrito”.

7. Tenga cuidado con el humor
El humor puede fácilmente perderse en la traducción, sin el tono correcto o expresiones faciales. En un intercambio profesional, es mejor dejar el humor fuera de los correos electrónicos, a menos que conozca bien al destinatario. Además, algo que usted piensa que es divertido podría no ser gracioso para alguien más.

Pachter dice: “Algo percibido como divertido cuando es hablado, puede causar una impresión diferente cuando es escrito. En caso de duda, déjelo fuera del correo”.

8. Tome en cuenta que personas de diferentes culturas hablan y escriben diferente
La falta de comunicación puede ocurrir fácilmente debido a las diferencias culturales, especialmente en la forma escrita, cuando no podemos ver el lenguaje corporal de unos a los otros. Adapte su mensaje a los antecedentes culturales del destinatario.

Una buena regla a tener en cuenta, señala Pachter, es que las culturas de alto contexto (japonesa, árabe o china) quieren saber de usted antes de hacer el negocio. Por lo tanto, puede ser común para los socios de negocios de estos países, ser más personal en sus escritos. Por otro lado, las personas de culturas de bajo contexto (alemana, americana o escandinava) prefieren llegar al punto muy rápidamente.

9. Responda a sus correos electrónicos, incluso si el correo no estaba destinado para usted
Es difícil responder cada vez a cada mensaje de correo electrónico que recibe, pero usted debe tratar. Esto incluye cuando el correo electrónico fue enviado accidentalmente a usted, especialmente si el remitente está esperando una respuesta. No es necesaria una respuesta, pero sirve como una buena regla de etiqueta de correo electrónico, especialmente, si esta persona trabaja en la misma empresa o industria que usted.

He aquí una respuesta ejemplo: “Sé que está muy ocupado, pero creo que ese correo electrónico no era para mí. Y quería hacerle saber para que usted pueda enviarlo a la persona correcta”.

10. Revise todos los mensajes
Sus errores no pasarán desapercibidos por los destinatarios de su correo. “Y, dependiendo del receptor, puede ser juzgado por cometerlos”.

No confíe en la corrección ortográfica. Lea y relea su correo electrónico un par de veces, preferiblemente en voz alta, antes de enviarlo.

“Un supervisor intentó escribir ‘Disculpe por el inconveniente’”, señala Pachter. “Pero él confiaba en su corrección ortográfica y terminó escribiendo ‘Disculpe por la incontinencia’”.

11. Añada la dirección de correo electrónico al último
Usted no quiere enviar un correo, accidentalmente, antes de haber terminado de escribir y revisar el mensaje. Incluso cuando está respondiendo a un mensaje, es una buena precaución borrar la dirección del destinatario e insertarla solo cuando este seguro de que el mensaje está listo para ser enviado.

12. Vuelva a comprobar que ha seleccionado el destinatario correcto
Pachter dice que debemos prestar especial atención al escribir un nombre de la lista de direcciones en la línea “Para” del correo electrónico. “Es fácil seleccionar el nombre equivocado, lo cual puede ser embarazoso para usted y para la persona que recibe el correo electrónico por error”.

13. Mantenga fuentes de letra clásicas
Para la correspondencia de negocios, mantenga los tipos de letra, colores y tamaños clásicos.

La regla de oro: sus mensajes de correo electrónico deben ser fáciles de leer para otras personas.

“En general, lo mejor es usar un tamaño de letra de 10 o 12, y un tipo de letra fácil de leer como Arial, Calibri o Times New Roman”. En cuanto al color, el negro es la opción más segura.

14. Manténgase al corriente de su tono
Al igual que los chistes se pierden en la traducción, el tono es fácil de malinterpretarse sin el contexto del tono de voz y las expresiones faciales. En consecuencia, es fácil resultar como más abrupto de lo que hubiera intentado. Usted quiso ser “directo”, pero la otra persona lo entendió como “enojado y cortante”.

Para evitar malos entendidos, Pachter recomienda que lea su mensaje en voz alta, antes de enviarlo. “Si suena duro para usted, va a sonar duro para el lector”.

Para obtener mejores resultados, evite el uso de palabras inequívocamente negativas (“fracasado”, “equivocado”, “descuidado”), y siempre diga “por favor” y “gracias”.

15. Nada es confidencial
Siempre recuerde lo que el exdirector de la CIA, David Petraeus, aparentemente olvidó, advierte Pachter: cada mensaje electrónico deja un rastro.

“Una guía básica es asumir que los demás verán lo que escribe, así que no escriba nada que no le gustaría que todos vean”. Una interpretación más liberal: No escriba nada que sea ruinoso para usted o que pueda hacer daño a los demás. Después de todo, un correo electrónico es peligrosamente fácil de reenviar, y es mejor prevenir que lamentar.