Identificar las necesidades: la clave para la costo-eficiencia

Por Sebastián Bustamante Perea

Recientemente, un holding internacional compró las operaciones de una gran compañía ubicada en el Callao.El monto transaccionado fue alto y los esfuerzos de los directivos se enfocaron en cómo reducir costos.

En esta coyuntura, me reuní con ellos para responder la siguiente pregunta: “¿Cuál es el el valor agregado de contratar una consultora con la finalidad de reducir costos en vez de renegociar precios por nuestra cuenta?”.

Si bien los costos en los que incurre una empresa están en gran medida relacionados con los precios negociados por los bienes y servicios, para poder optimizarlos y maximizar los resultados no es suficiente renegociar; más bien, es necesario partir por entender la necesidad específica detrás de cada conjunto de gastos del Pareto.

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Entender aquellas necesidades requiere un análisis riguroso y aquello demanda tiempo, del cual las áreas de compras no suelen disponer, debido al flujo continuo de solicitudes por atender. El análisis involucra varios aspectos clave, entre los cuales pueden incluirse los siguientes:

1. Identificar cómo se satisface la necesidad actualmente, cuestionarlo e identificar otras formas de atenderla.

2. Analizar las especificaciones actuales y costear el subdimensionar o sobredimensionar las mismas, así como también identificar y costear los diversos bienes o servicios sustitutos al contratado actualmente.

3. Analizar e identificar los diversos elementos de costeo relacionados con el bien o servicio, con la finalidad de entender los márgenes manejados por los diversos proveedores y dónde radican las oportunidades.

4. Entender el uso de los distintos bienes o servicios, identificar los procesos de soporte a los que están vinculados y descubrir qué oportunidades de mejora existen.

5. Analizar cómo es que el área de compras se ve afectada al momento de atender una determinada necesidad y cómo es que las políticas de compra impactan sobre las operaciones de dicha área.

6. Identificar cómo es que la empresa está controlando la eficiencia de lo contratado en la actualidad.

7. Analizar cómo el contratar a un proveedor impacta sobre las distintas áreas y establecer condiciones de servicio orientadas a la eficiencia y cumplimiento con sus respectivos KPI.

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Una vez entendida la necesidad, respaldando el análisis en benchmarks —locales e internacionales— de cómo otras empresas atienden sus necesidades y analizando el entorno, se prosigue a realizar hipótesis de mejora y costear sus potenciales beneficios y riesgos, para luego someterlas a prueba y, finalmente, en conjunto con las distintas áreas, escoger qué mejoras implementar.

Contratar una consultora permite integrar exitosamente las distintas áreas para identificar sinergias entre ellas y satisfacer las necesidades en cuestión sin afectar la operación o demandar personal adicional, brinda un know-how específico, respaldado por metodologías y experiencias en la implementación de mejoras, permite realizar benchmarks exitosos, debido al acceso a información privada del mercado, entre otras ventajas. Todo esto favorece que las soluciones a implementarse, en conjunto, traigan consigo los mejores resultados, reales y sostenibles en el tiempo, con una mayor garantía de éxito y posibilitando el logro de mayores ahorros.

Es importante orientar estos proyectos al éxito y la eficiencia, evitando poner mayor carga laboral sobre el equipo del cliente y cuantificando el valor capturado a través del ahorro generado. Asimismo, los honorarios al éxito alinean el objetivo del proyecto con los costos del mismo, pues la creación y captura de valor se convierten en requisito previo al cobro, de manera que no se afecta el flujo de caja del cliente.

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